Trong thời đại số, truyền thông đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Một kế hoạch truyền thông hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận chính xác khách hàng mục tiêu mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng cường nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước xây dựng một kế hoạch truyền thông thương hiệu hiệu quả từ việc xác định mục tiêu đến đánh giá kết quả.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Mục lục
Theo thông tin tổng hợp từ KJC, kế hoạch truyền thông là một tài liệu chi tiết và có cấu trúc, mô tả các hoạt động và chiến lược truyền thông sẽ được triển khai để đạt được mục tiêu của một doanh nghiệp, tổ chức hoặc một dự án cụ thể. Nói cách khác, đó là một “lộ trình” cho thấy cách bạn sẽ truyền tải thông điệp của mình đến đối tượng mục tiêu để đạt được kết quả mong muốn.
Vai trò của kế hoạch truyền thông thương hiệu
- Tăng cường nhận diện thương hiệu: Giúp khách hàng biết đến và ghi nhớ thương hiệu thông qua các chiến dịch truyền thông có phương pháp.
- Xây dựng hình ảnh tích cực: Bằng cách truyền đạt các giá trị, tầm nhìn và sứ mệnh, kế hoạch giúp định hình hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
- Tạo sự nhất quán: Đảm bảo mọi thông điệp và hoạt động quảng cáo đều nhất quán và tránh gây nhầm lẫn.
- Hỗ trợ bán hàng: Bằng cách xây dựng lòng tin và uy tín, thúc đẩy khách hàng quyết định mua sản phẩm/dịch vụ.
- Cải thiện lợi thế cạnh tranh: Một thương hiệu mạnh giúp doanh nghiệp tạo sự khác biệt và chiếm lĩnh thị trường.
Phân tích kế hoạch truyền thông thương hiệu
Bối cảnh sự kiện
Theo như các thành viên KJC cho biết, nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua phần này khi thảo luận về truyền thông trước sự kiện, nhưng đây là phần giới thiệu thiết yếu giúp bạn định hướng những gì cần viết trong phần lập kế hoạch.
Điều quan trọng nhất cần chú ý khi phân tích bối cảnh của sự kiện là những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn:
- Bạn có đang định vị thương hiệu doanh nghiệp của mình không?
- Sự kiện của bạn là gì? Mục đích của sự kiện là gì?
- Kế hoạch thực hiện có bao gồm bất kỳ sự kiện nhỏ nào không (hội thảo, triển lãm, cuộc thi, v.v.)?
- Những cột mốc quan trọng là gì?
- Những người tham gia chính của sự kiện là ai? Công ty của bạn có liên quan đến ai? Có tổ chức bên ngoài nào tham gia không? Có đối tác đồng tổ chức nào không?
Tổng quan về môi trường bên ngoài
Bây giờ hãy nhìn nhận doanh nghiệp của bạn theo một góc nhìn rộng hơn và xem vị trí của bạn trong ngành cũng như những gì đang diễn ra trên thị trường ảnh hưởng đến bạn.
Để phân tích môi trường bên ngoài, bạn có thể chọn một trong hai mô hình: mô hình PEST và mô hình SWOT.
Mô hình PEST (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ) là một công cụ hữu ích để xác định tác động của từng khía cạnh thị trường lên sự kiện của bạn. Tuy nhiên, mô hình này phù hợp nhất với các sự kiện quy mô lớn.
Mô hình SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) cũng là một mô hình hiệu quả. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu sẽ cho bạn bức tranh tổng thể về điểm mạnh nội tại của doanh nghiệp. Cơ hội và Thách thức sẽ là bản thiết kế khi bạn mang cơ hội đến với một tổ chức bên ngoài.
Các đối tượng liên quan đến sự kiện
Phần này đề cập đến các đối tượng mà bạn dự kiến sẽ bị ảnh hưởng bởi sự kiện. Đó có thể là khách hàng trực tiếp, nhà phân phối, nhà đầu tư, báo chí, v.v. Mỗi đối tượng sẽ được phân tích về đặc điểm, cộng đồng liên quan và cách họ có thể phản ứng với sự kiện.
Nhiều kế hoạch chỉ tập trung vào việc tận dụng những lợi ích này mà không lường trước được những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra. Sự chủ quan này dẫn đến tâm lý thụ động và mất cân bằng khi đối mặt với những tình huống xấu.
Hãy nhớ rằng với mỗi người ủng hộ sự kiện của bạn, luôn có những khán giả tiêu cực. Kế hoạch truyền thông của bạn nên bao gồm một kế hoạch ứng phó với họ.
Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông thương hiệu
Xác định mục tiêu
Mục đích truyền thông sự kiện của bạn cần được xác định trước khi bạn quyết định cách thức diễn ra. Hãy hệ thống hóa mục đích đó trong phần này của kế hoạch.
Đừng nhầm lẫn mục tiêu truyền thông với mục tiêu kinh doanh. Sự kiện có thể thành công rực rỡ, nhưng bạn không thể đảm bảo doanh số chung sẽ tăng gấp đôi nhờ hiệu ứng truyền thông.
Hãy nghĩ xem bạn đang cố gắng đạt được điều gì với kế hoạch truyền thông của mình? Ví dụ:
- Bạn muốn giới thiệu một sản phẩm mới? Bằng cách tạo ra nhu cầu mới hay tận dụng nhu cầu hiện có?
- Bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ của công chúng hay muốn giải quyết một vấn đề?
- Bạn có muốn cải thiện danh tiếng của công ty mình không?
Đừng quên đặt ra mục tiêu để đạt được 5 mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Có giới hạn thời gian).
Đối tượng mục tiêu
Xác định đối tượng mục tiêu đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của chiến lược truyền thông sự kiện, bằng cách giúp bạn tạo ra thông điệp và chiến thuật tiếp cận phù hợp.
Bạn cần quyết định ai là những người quan trọng nhất mà bạn sẽ tiếp cận trong chương trình truyền thông của mình. Hãy suy nghĩ kỹ về lý do tại sao bạn coi trọng họ hơn những người khác, vai trò của họ trong sự kiện và mức độ thân thiết của họ với bạn. Kết quả cuối cùng nên là một bức chân dung về họ và hành vi điển hình của họ.
Một số nhóm tiềm năng có thể là đối tượng khán giả của bạn:
- Những người có tiếng nói trong cộng đồng
- Nhóm chuyên gia, nhà phân tích chuyên sâu trong lĩnh vực
- Chính phủ
- Nhân viên trong công ty
- Đối tượng trực tuyến (ví dụ: nhóm mạng xã hội, cộng đồng đặc biệt, người viết blog)
- Nhấn
Chiến lược
Khi bạn đã biết mình muốn đi đâu và muốn tiếp cận ai, đã đến lúc tìm ra cách để đến đó. Hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Bạn sẽ sử dụng những công cụ nào?
- Bạn muốn chủ động cung cấp thông tin cho đối tượng mục tiêu hay chờ họ tự tìm hiểu?
- Quá trình tiếp cận của bạn sẽ diễn ra như thế nào?
- Thứ tự xuất hiện trên báo chí và mạng xã hội của bạn như thế nào?
Đừng quên rằng chiến lược này phải tuân theo phân tích bạn đã thực hiện ở trên, nếu không kế hoạch của bạn sẽ rời rạc và không hiệu quả.
Tuyên bố
Bản tuyên bố của bạn chỉ dài một hoặc hai câu, nhưng đó là bản tóm tắt súc tích và đầy đủ nhất về toàn bộ kế hoạch bạn sẽ triển khai. Bạn có thể gọi đó là Định vị Chiến dịch.
Tuyên bố này sẽ theo bạn trong suốt quá trình phát triển ý tưởng truyền thông và sự kiện, vì vậy hãy nhấn mạnh nó trong kế hoạch của bạn và in ra nhiều bản sao nếu có thể.
Thông điệp truyền thông
Thông điệp truyền thông của bạn là những gì bạn muốn nói với mọi người, những gì bạn muốn mọi người nói về bạn trong câu chuyện của họ và những gì mọi người nhớ nhất về sự kiện đó.
Bạn nên chú ý những điều sau khi soạn tin nhắn:
- Tin nhắn phải phù hợp với nhóm mục tiêu
- Thông điệp phải truyền tải được điều đặc biệt và mới mẻ về sự kiện.
- Có thể sử dụng số và danh từ riêng để tăng tính cụ thể.
- Thông điệp phải bao hàm tất cả đối tượng mục tiêu: có thể là thông điệp chung cho tất cả đối tượng hoặc mỗi nhóm đối tượng có một thông điệp khác nhau.
Chiến lược để tiếp tục
Một nguyên tắc là chiến thuật của bạn phải phù hợp với những gì bạn đã xây dựng trong kế hoạch trước đó.
Với thông báo, bạn cần có chiến lược trước, trong và sau thông báo để duy trì sự chú ý của công chúng hoặc báo chí trong suốt quá trình. Cân nhắc đến bối cảnh cũng như môi trường chung, nếu đối tượng của bạn chưa có nhận thức đầy đủ và chưa định hướng, hãy sử dụng các chiến thuật nâng cao nhận thức trước khi công bố bất cứ điều gì. Và chiến lược chủ động chắc chắn sẽ có một chiến thuật ứng dụng hoàn toàn khác so với chiến lược thụ động.
Khi bạn “vẽ” chiến lược, hãy đảm bảo nó bao gồm tất cả đối tượng mục tiêu. Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra để đảm bảo mỗi đối tượng được đại diện trong 2 hoặc 3 chiến lược của mình.
Chiến thuật được xem là nội dung cốt lõi của kế hoạch. Bạn có thể đi từ kế hoạch triển khai, kế hoạch truyền thông đến từng chương trình nhỏ (cuộc thi, hội thảo, triển lãm,…). Hãy cố gắng cụ thể nhất có thể, từ mốc thời gian đến thể lệ cuộc thi, thiết kế banner hay thậm chí là tên người dẫn chương trình trong mỗi chương trình.
Phân tích rủi ro
Kỹ năng quản lý rủi ro là một tiêu chí quan trọng khi tuyển dụng các vị trí liên quan đến PR – Sự kiện. Bất kỳ kế hoạch truyền thông sự kiện nào cũng cần lường trước những rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị phương án ứng phó.
Ngân sách
Kế hoạch truyền thông của bạn sẽ không thể thành công nếu không có ngân sách. Tất cả các đề xuất trên cần được cân đối với ngân sách. Số liệu càng chi tiết cho từng hạng mục, khả năng kế hoạch được phê duyệt càng cao. Ngân sách cũng giúp bạn cân bằng mục tiêu của kế hoạch với năng lực tài chính của công ty.
Tiêu chí đánh giá
Hãy nhìn lại mục tiêu của bạn. Làm thế nào để bạn đo lường thành công của chiến dịch truyền thông sự kiện và xác định xem bạn đã đạt được bao nhiêu mục tiêu?
Nếu kế hoạch của bạn được chia thành nhiều giai đoạn, quá trình đánh giá của bạn nên tuân theo các giai đoạn đó. Cố gắng thiết lập các số liệu càng gần với những gì bạn dự định thực hiện trong suốt sự kiện càng tốt.
Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu
- Tính nhất quán: Đảm bảo tất cả thông điệp và yếu tố hình ảnh đều nhất quán trên các kênh, tạo nên bản sắc mạnh mẽ.
- Tập trung vào khách hàng: Luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, hiểu nhu cầu và mong muốn của họ.
- Linh hoạt và thích ứng: Trong môi trường thay đổi nhanh chóng, các kế hoạch phải có khả năng thích ứng cho phù hợp.
- Sử dụng dữ liệu: Phân tích dữ liệu khách hàng và hiệu suất chiến dịch để đưa ra quyết định sáng suốt.
- Xây dựng câu chuyện thương hiệu: Tạo ra những câu chuyện hấp dẫn mà khách hàng có thể kết nối.
Trên đây là các bước xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của chúng tôi.