Ban hậu cần là gì? Tầm quan trọng của công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện là gì? Khi nhắc đến công tác này, mọi người thường chỉ nghĩ đến công tác hậu trường và hỗ trợ sự kiện. Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ nội dung mà bạn đang thắc mắc về vai trò của hậu cần trong sự kiện.
Ban hậu cần là gì?
Mục lục
Theo KJC, hậu cần sự kiện là một thuật ngữ không còn xa lạ với những người làm trong ngành sự kiện, công việc thường được thực hiện ở hậu trường trước khi tạo ra kết quả. Trong lĩnh vực hậu cần (Event Logistics), đó là tập hợp con người, hoạt động và phương tiện kỹ thuật, cùng nhau sắp xếp lịch trình để huy động nguồn lực và triển khai kế hoạch, góp phần tạo nên một sự kiện thành công.
Nói cách khác, hậu cần sự kiện bao gồm tất cả các công việc như lên kế hoạch, tổ chức và kiểm soát chương trình, quản lý thông tin trước và sau sự kiện. Ví dụ, khi bạn cần phông nền đặc biệt cho sự kiện sắp tới, màn bắn pháo hoa hoành tráng sau chương trình và quy trình đón tiếp VIP chu đáo, vui lòng gửi yêu cầu cho đội ngũ Hậu cần Sự kiện.
Vai trò của hậu cần trong sự kiện
Theo như những người quan tâm đến sự kiện KJC cho biết, hậu cần đóng vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và mang lại trải nghiệm tốt cho người tham dự. Dưới đây là những vai trò chính:
- Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ: Hậu cần là “xương sống” của sự kiện, đảm bảo mọi yếu tố từ thiết bị âm thanh, ánh sáng, đến bàn ghế và đồ trang trí được chuẩn bị và vận hành đúng thời điểm. Ví dụ, trong một buổi hòa nhạc, hậu cần đảm bảo sân khấu được dựng đúng tiêu chuẩn, hệ thống âm thanh hoạt động ổn định, và các nghệ sĩ đến đúng giờ.
- Tối ưu hóa trải nghiệm khách mời: Hậu cần tốt giúp tạo ra trải nghiệm mượt mà cho người tham dự. Điều này bao gồm việc sắp xếp lối vào/ra, khu vực chỗ ngồi, cung cấp thực phẩm và đảm bảo an ninh. Một sự kiện với hậu cần kém (như thiếu nước uống hoặc hàng đợi dài) có thể làm giảm sự hài lòng của khách.
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Hậu cần giúp tối ưu hóa chi phí thông qua việc chọn nhà cung cấp phù hợp, thương lượng giá cả và giảm thiểu lãng phí. Ví dụ, việc vận chuyển thiết bị một cách hiệu quả có thể tiết kiệm chi phí nhiên liệu và nhân công.
- Đảm bảo an toàn và an ninh: Hậu cần bao gồm việc phối hợp với đội an ninh, y tế và phòng cháy chữa cháy để đảm bảo sự kiện an toàn. Ví dụ, trong các sự kiện lớn như lễ hội âm nhạc, hậu cần phải đảm bảo lối thoát hiểm thông thoáng và có đội y tế túc trực.
- Hỗ trợ chiến lược truyền thông: Hậu cần góp phần vào việc xây dựng hình ảnh sự kiện thông qua việc đảm bảo các yếu tố như phông nền, ánh sáng và âm thanh phù hợp với chủ đề. Một buổi triển lãm với gian hàng được bố trí đẹp mắt và chuyên nghiệp sẽ thu hút sự chú ý của truyền thông và khách hàng.
Công việc của hậu cần trong tổ chức sự kiện
Nhiệm vụ của nhóm hậu cần là lập danh sách kiểm tra các công việc cần thực hiện để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và hiệu quả. Dưới đây là những công việc cần chuẩn bị trong quá trình tổ chức sự kiện:
- Lên kế hoạch chi tiết: Bất kỳ chương trình hay sự kiện nào cũng cần có kế hoạch cụ thể, đặc biệt là trong công việc hậu cần. Bảng kế hoạch bao gồm tất cả các hạng mục, danh sách kiểm tra càng chi tiết càng tốt. Các nhiệm vụ cụ thể mà nhân viên thực hiện bao gồm: lắp đặt, thiết kế sân khấu, quản lý PG, truyền thông sự kiện, thiết lập chương trình, lên kế hoạch tiếp đón khách, làm thủ tục check-in, v.v.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên: Hoạt động hỗ trợ sự kiện là sự kết hợp của tất cả các nguồn lực và bộ phận. Đối với các sự kiện lớn, chương trình đòi hỏi một số lượng lớn nhân viên hỗ trợ để thúc đẩy công việc theo đúng tiến độ. Nhân viên sự kiện cần có kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để xử lý công việc và giải quyết các tình huống bất ngờ trong quá trình tổ chức.
- Kiểm soát và Phối hợp: Việc triển khai hậu cần luôn phải gắn liền với các hoạt động giám sát để hạn chế rủi ro và các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Quản lý, kiểm soát và phối hợp là yếu tố thiết yếu khi tổ chức các sự kiện khai trương, khánh thành hoặc âm nhạc.
- Lên kế hoạch ngân sách và quản lý rủi ro: Trong quá trình tổ chức sự kiện, rủi ro có thể phát sinh bất cứ lúc nào, nguyên nhân có thể đến từ thiết bị, nhân sự hoặc thậm chí là chính khách mời. Hãy lập kế hoạch ngân sách và dự trù những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Những vấn đề này luôn đòi hỏi đội ngũ hậu cần phải có kế hoạch để lên phương án và xử lý vấn đề nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu. Do đó, đội ngũ Event Logistics cần có kinh nghiệm và khả năng thấu hiểu vấn đề để có giải pháp phù hợp.
Những phẩm chất cần có của một hậu cần
Để trở thành một nhân viên có trách nhiệm và sở hữu những kỹ năng cần thiết của nhóm hậu cần, bạn phải có những phẩm chất sau:
- Đam mê, nhiệt huyết: Dù làm nghề gì, muốn thành công, bạn cũng phải có đam mê và nhiệt huyết với công việc, đặc biệt là những công việc đòi hỏi sự chính xác và cụ thể như hậu cần. Quan trọng hơn, bạn phải chú ý đến sức khỏe, bởi công việc của hậu cần là ngày đêm và luôn trong trạng thái xử lý công việc.
- Kỹ năng Lập kế hoạch: Công việc sẽ không thể diễn ra đúng tiến độ nếu bạn không lập kế hoạch tốt. Khối lượng công việc của bộ phận Hậu cần Sự kiện rất lớn, vì vậy nếu bạn không lên kế hoạch trước, mọi việc sẽ không diễn ra như mong đợi. Khách hàng và đối tác sẽ đánh giá hiệu suất của bạn là kém chất lượng.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Một nhân viên hậu cần giỏi phải có khả năng giao tiếp và hợp tác với nhiều phòng ban, vì vậy kỹ năng làm việc nhóm cực kỳ quan trọng. Bạn phải giao tiếp và phối hợp nhịp nhàng với đối tác và khách hàng để hoàn thành công việc tốt nhất.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Do tính chất công việc, hậu cần luôn trong tình trạng phải làm việc và giải quyết nhiều hạng mục sự kiện. Và tất nhiên, công việc không phải lúc nào cũng suôn sẻ, ngược lại, rất nhiều vấn đề sẽ phát sinh, vì vậy kỹ năng giải quyết vấn đề là vô cùng quan trọng đối với một người làm hậu cần sự kiện. Trong những tình huống khẩn cấp, để giải quyết rủi ro và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Cẩn thận và tỉ mỉ: Cẩn thận và tỉ mỉ được coi là phẩm chất quan trọng và thiết yếu của một nhân viên hậu cần. Bạn phải luôn chịu trách nhiệm cho mọi công việc như: điều phối sự kiện, điều phối xe chở hàng, điều phối nhân viên lễ tân, v.v.
Mẹo để tối ưu hóa hậu cần sự kiện
- Lập kế hoạch chi tiết: Sử dụng checklist và timeline để theo dõi tiến độ. Các công cụ như Trello, Asana hoặc Excel giúp quản lý công việc hiệu quả.
- Dự phòng rủi ro: Chuẩn bị phương án dự phòng (plan B) cho các tình huống như thời tiết xấu, thiết bị hỏng hoặc thiếu nhân sự.
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Ký hợp đồng rõ ràng với các nhà cung cấp có kinh nghiệm và lịch sử giao hàng đúng hạn.
- Tận dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý sự kiện hoặc hệ thống đặt vé trực tuyến để giảm áp lực hậu cần.
- Đào tạo nhân sự: Đảm bảo đội ngũ nhân viên được đào tạo về vai trò của mình, từ lắp đặt thiết bị đến hỗ trợ khách mời.
Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng bạn đã hiểu được vai trò của hậu cần trong sự kiện và có những thông tin hữu ích để tổ chức một chương trình thành công.